Hacer una lista con trabajos pendientes ayuda
En esos últimos días, más que bajar el ritmo, todo se acelera. Surgen pendientes que llevaban semanas sin ser vistos, dice jefe de una empresa.
Llega el verano y en las oficinas de Chile comienza la cuenta regresiva, porque a estas alturas del año ya solo se piensa en playa y descanso. Pero es entonces cuando, en medio del calor y el cansancio, aparece un último desafío laboral: dejar todo en orden, completar tareas pendientes, resolver asuntos que, si no son atendidos, podrían originar incendios en un futuro muy cercano.
«Los últimos días, antes de salir de vacaciones, son los más pesados del año. Eso lo sabe todo el mundo», comenta Sergio Morales, jefe de mantenimiento de Grupo Lagos, firma que representa a la marca de productos de limpieza Liquimax.
«En esos últimos días, más que bajar el ritmo, todo se acelera. Surgen pendientes que llevaban semanas sin ser vistos, te llegan mensajes del tipo antes que te vayas, ayúdame en esto, y uno siente la presión de dejar todo resuelto, de no fallarle a nadie, incluso a costa del propio descanso. A veces se termina trabajando más horas que lo habitual, o hasta se lleva trabajo a la casa, como me ha pasado a mí», confiesa este ingeniero industrial cuyas responsabilidades incluyen la supervisión, muchas veces en terreno, de centros de distribución ubicados desde Arica hasta Chiloé.
«Con los años aprendí a racionalizar mi tiempo, y entendí que, antes de salir de vacaciones, hay que hacer una lista honesta, o una lista brutal, si se quiere, de todo lo que es crítico: algún proceso en curso, una modificación o una tarea de mantención que puedan estar en ejecución. Anoto todo en un cuaderno, dejando claros los estados de avance de cada una de las tareas, y también acepto que hay algunas cosas que no alcanzaré a resolver. Esa lista la empiezo a hacer unos diez días antes de salir, y la envío a los diferentes grupos que van a dar apoyo en mi ausencia, incluyendo asistentes, bodegueros, maestros técnicos y líderes de cuadrilla», detalla.
La técnica de hacer una lista de asuntos prioritarios, justamente, forma parte de la guía de recomendaciones elaborada por el psicólogo y antropólogo Sergio González, académico de la Universidad de Santiago que se ha especializado en el área de la psicología organizacional y del trabajo.
Primero. «Hay que jerarquizar. Tienes que escribir una lista de todo lo urgente y lo importante que debes hacer antes de salir a vacaciones. Puede que sientas inseguridad pensando que dejaste cosas pendientes, y temiendo que esas omisiones queden de manifiesto cuando alguien venga a reemplazarte durante el verano, pero lo importante es focalizarse en lo que se puede hacer, y que no sean más de dos tipos de temas o ámbitos. Tener una lista con cuatro o seis cosas, es como no tener nada, porque no podrás asumir todos esos temas», advierte.
Segundo. «Entender que no solamente yo estoy en modo vacaciones, sino que toda la empresa está en esa modalidad. No es solo uno el que tiene que dejar todo al día, porque es toda la organización, el departamento, la dirección en la cual trabajo. Están todos en el mismo barco, y todos comparten la misma sensación de entrar en el ralentí del verano, así que no solo yo me tengo que estresar, porque esta ralentización es una situación más colectiva que individual», continúa el docente.
Tercero. «Dar instrucciones claras y precisas a la persona que te va a reemplazar durante tus vacaciones. Tienen que ser indicaciones simples, directas, en el entendido de que lo significativo lo vas a retomar tú, no lo vas a dejar en manos de alguien que está de paso por la empresa. Otra cosa importante es que toda esta organización previa a tus vacaciones deberías empezar a hacerla en noviembre, si es que quieres salir durante el verano, porque ya en diciembre se junta todo: las fiestas de fin de año, la compra de regalos, el balance de fin de año en la empresa, la petición de informes de actividades o de presupuesto», aconseja.
La organización
Catherine Moller, quien trabaja como jefa de Bienestar y Calidad de Vida en una institución pública vinculada al ámbito del deporte, admite que, en su caso, los días previos a las vacaciones son «intensos, con muchos temas dando vueltas en la cabeza y la preocupación de que todo quede lo más ordenado antes de salir».
«Para manejar eso, lo primero que hago es sentarme con calma y hacer una lista con mis propios pendientes y de las tareas que están por venir. Trato de avanzar lo más posible, especialmente en los temas que son más complejos y de dejar los correos al día para no arrastrar cosas innecesarias. Las tareas o gestiones por ejecutar durante ese periodo, las organizo por áreas y por temas. En base a eso, me reúno con cada una de las personas que va a dar continuidad a esos procesos. Todo ese trabajo previo me permite finalmente irme más tranquila, con la sensación de que los procesos quedan claros y el equipo cuenta con la información necesaria para seguir funcionando con normalidad», cuenta.
Entre quienes aún buscan su equilibrio espiritual, entre el deseo de cumplir con el deber y la necesidad de tener un buen descanso veraniego, se encuentra José Miguel Satt, director de la Escuela de Periodismo de la Universidad Mayor.
«Siempre en los días previos a salir de vacaciones hay un poco de ansiedad y nerviosismo, porque intento irme sin dejar nada pendiente, y para eso trato de ser lo más ordenado posible, pero a veces pueden surgir imponderables que te obligan a trabajar más de la cuenta en los últimos días antes de salir. Creo que eso es bastante usual», admite.
«Me va a pasar ahora en enero, porque tengo tres exámenes de título en esa última semana. Se trata de una instancia importante, así que me genera una cierta cuota de preocupación que sea muy al filo de las vacaciones. Todo tiene que salir bien, y me preocupa, por ejemplo, irme a vacaciones sin haber enviado a la unidad correspondiente el expediente de un cierto alumno o alumna, porque ahí sí estaría obligado a volver a la universidad el día lunes, que sería mi primer día de vacaciones», reflexiona.
